ECM
Tổng quan
ECM là gì?
“Quản lý Nội dung Doanh nghiệp”, hay ECM, là một cách tiếp cận toàn diện việc quản lý thông tin thông qua các hoạt động chia sẻ, khai thác và quản lý tất cả các thông tin giữa các bộ phận phòng ban trong một tổ chức. Các giải pháp ECM cung cấp các chiến lược, phương pháp, kỹ thuật và công cụ để thực hiện tập trung hóa việc lưu trữ, quản lý và chia sẻ tất cả các nội dung (tài liệu giấy, tài liệu điện tử, hình ảnh và tập tin âm thanh, vv…) trong một tổ chức.
Hơn thế nữa, ECM thực hiện hiệu quả việc tích hợp và quản lý thông tin bao gồm cả thông tin chưa được cấu trúc hóa (ví dụ tài liệu giấy) và thông tin đã được cấu trúc hóa (ví dụ các dữ liệu trong các hệ thống cốt lõi như ERP) trong một tổ chức. Bằng cách triển khai ECM, một doanh nghiệp hoặc tổ chức sẽ có thể đạt những kết quả tốt hơn như giảm chi phí, nâng cao hiệu quả công việc và tăng mức độ bảo mật. KYOCERA mang đến các giải pháp ECM đa dạng theo từng khu vực thị trường*
ECM có thể làm được những gì?
ECM có thể làm được những gì?
Nhiều tổ chức gặp phải những thách thức đáng kể khi thực hiện lưu trữ, quản lý và tìm kiếm các thông tin và nội dung tổ chức. ECM có thể giải quyết được những thách thức này.
Ví dụ 1
Thách thức :
Một số lượng các tài liệu giấy bao gồm nhiều các dạng tài liệu khác nhau được trộn lẫn làm chậm hiệu suất công việc.
Giải pháp :
Các tài liệu số được quản lý tập trung, nhờ đó các thông tin liên quan có thể sẵn sàng được truy xuất như yêu cầu của người cần sử dụng chúng.
Ví dụ 2
Thách thức :
Việc mất tài liệu giấy dẫn đến thiếu sót về mặt thông tin và lỗi dữ liệu trong quy trình.
Giải pháp :
Số hóa ngăn ngừa mất tài liệu giấy và tính năng cảnh báo hỗ trợ giảm tần suất xảy ra lỗi trong quá trình thực hiện công việc liên quan tài liệu và quy trình làm việc.
Ví dụ 3.
Thách thức :
Việc trao đổi các văn bản hữu hình làm cho chu trình văn bản và việc phê duyệt bị trở nên phức tạp.
Giải pháp :
Xác định trước luồng công việc phù hợp nhất với quy trình phê duyệt của doanh nghiệp sẽ ngăn ngừa việc chuyển giao tài liệu một cách phức tạp, nhờ đó đạt được chu trình đi của tài liệu và quy trình phê duyệt nhanh chóng hơn
Ví dụ 4.
Thách thức :
Quan tâm đến bảo mật và an toàn dữ liệu.
Giải pháp :
Tăng cường bảo mật bằng việc ứng dụng ECM nhằm cài đặt quyền truy cập đối với nhân viên cũng như lưu lại thông tin những ai đã truy cập thông tin và thời điểm truy cập.
ECM kết hợp trơn tru với các hệ thống thông tin cốt lõi sẵn có của tổ chức nhằm quản lý dòng tài liệu và các thông tin đã được sử dụng, đảm bảo giải quyết được những thách thức cụ thể đối với lĩnh vực hoạt động và phòng ban.
Ví dụ về các giải pháp đối với ngành nghề cụ thể
Tài chính
Cải tiến tốc độ của nhiều các quy trình thủ công phụ thuộc vào tài liệu giấy trong lĩnh vực tài chính, từ hệ thống cho vay đến quy trình thanh toán, bằng cách số hóa và tự động hóa.
Chăm sóc sức khỏe
Kết hợp trơn tru với hệ thống thông tin y tế, thực hiện chia sẻ thông tin nhanh và tin cậy. Ví dụ như chia sẻ các ghi chú y tế điện tử giữa các nhân viên y tế mà không gặp khó khăn gì.
Chính quyền
Cải tiến các dịch vụ công, và có thể đạt được các quy trình không tốn kém thông qua số hóa đa dạng các tài liệu giấy được sử dụng bởi các tổ chức chính phủ và kết hợp các tài liệu số hóa này với các ứng dụng cốt lõi được sử dụng bởi mỗi tổ chức và phòng ban.
Ví dụ về các giải pháp đối với phòng ban
Kinh doanh
Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh thông qua việc số hóa lưu trữ thông tin Khách hàng, đề xuất bán hàng, hợp đồng, vv… ở phiên bản hoàn thiện và mới nhất và chia sẻ chúng giữa các nhân viên được chỉ định.
Mua hàng
Tăng cường hiệu quả hoạt động mua hàng bằng cách tự động hóa lưu trữ và quản lý đa dạng các dữ liệu liên quan mua sắm, ví dụ như thông tin giá và hợp đồng cuối cùng cùng với các chi tiết cập nhật nhất về từng nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp một tập tin riêng.
Nhân sự
Cải tiến tốc độ quy trình bằng cách đơn giản hóa việc quản lý thông tin người lao động. Tài liệu có thể được tìm thấy một cách dễ dàng và truy xuất trong một vài phút bởi nhân viên nhân sự được phân quyền truy cập.
Quản lý hợp đồng
Cùng với việc số hóa các hợp đồng và kiểm soát các truy cập được quản lý, việc quản lý hợp đồng có thể được tiếp tục cải tiến bằng cách áp dụng tối ưu hóa quản lý hợp đồng. Điều này giúp ngăn ngừa các hợp đồng bị hết hạn thông qua việc sử dụng tính năng cảnh báo.
Tài chính và Kế toán
Loại bỏ tài liệu giấy bằng cách số hóa hóa đơn và áp dụng luồng công việc tối ưu, giúp đẩy nhanh quy trình và phê duyệt giữa các phòng ban.
KYOCERA Smart Information Manager
Giải pháp dễ thực thi, thân thiện với người dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ để chuyển từ tài liệu giấy sang quản lý tài liệu kỹ thuật số
Bạn đang tìm cách để giảm số lượng giấy trong văn phòng? Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm các công cụ số hóa dễ thực hiện, KYOCERA Smart Information Manager là một giải pháp tối ưu. Nó tích hợp các nguồn thông tin đa dạng như tài liệu giấy, nội dung điện tử, và hình ảnh quét vào quy trình công việc tự động ví dụ như các tác vụ xử lý và phê duyệt hóa đơn. Dễ dàng sử dụng với thiết kế giao diện người dùng đơn giản, KYOCERA Smart Information Manager góp phần số hóa văn phòng làm việc và nâng cao năng suất kinh doanh.
| Thách thức Kinh Doanh | Giải pháp được cung cấp bởi KYOCERA Smart Information Manager |
|---|---|
| Chuyển từ quy trình công việc trên giấy sang quản lý tài liệu kỹ thuật số | Cho phép thực hiện dễ dàng và cho phép tích hợp thông tin tài liệu vào quy trình làm việc kỹ thuật số |
| Các tệp dữ liệu được lưu trữ ở các vị trí khác nhau, dẫn đến việc thất lạc tài liệu | Quản lý tập trung các tài liệu kỹ thuật số trong tổ chức, loại bỏ các ảnh hưởng từ việc thất lạc tệp tài liệu. |
| Các tác vụ liên quan đến tài liệu rất rườm rà, phức tạp và không hiệu quả | Cải thiện năng suất và hiệu quả với quy trình làm việc tự động đặc biệt với thiết kế giao diện người dùng đơn giản |
| Tạo khả năng làm việc từ xa cho nhân viên | Bảng điều khiển web có khả năng truy cập từ các địa điểm khác nhau cho phép hoàn thành quy trình công việc ví dụ như các tác vụ xử lý và phê duyệt hóa đơn |
| Yêu cầu tuân thủ và bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ hơn | Quản lý quyền truy cập/ quyền của người sử dụng và lưu trữ nhật ký lịch sử dòng công việc để đảm bảo an toàn thông tin. |
Tính năng chính
Nhập Tài liệu
Người dùng có thể nhập thông tin tài liệu từ các nền tảng khác nhau bao gồm MFP (máy in đa chức năng), điện thoại thông minh, máy tính bảng và email. Hơn nữa, người dùng có thể trích xuất và gửi thông tin thuộc tính tới KYOCERA Smart Information Manager.
Ví dụ khi xử lý hóa đơn, thông tin như tên công ty, địa chỉ, tổng tiền hóa đơn, và hạn thanh toán có thể được trích xuất từ tài iệu và gửi đến KYOCERA Smart Information Manager để được sử dụng trong quy trình làm việc.
Ngoài ra, người dùng có thể chuyển tài liệu của họ từ MFP sang PDF có thể tìm kiếm, MS Word, MS Excel và MS PowerPoint.
Quản lý tài liệu
KYOCERA Smart Information Manager tạo khả năng quản lý toàn bộ chu kỳ tài liệu từ nhập dữ liệu đến sử dụng, lưu trữ và tiêu hủy. Người dùng có thể duyệt tài liệu đã nhập và sửa thông tin thuộc tính. Bảo mật được đảm bảo bằng cách cho phép kiểm soát truy cập.
Tìm kiếm Tài liệu
Là một giải pháp thay thế cho tìm kiếm toàn văn bản thường mất thời gian để hoàn thành và cung cấp các tệp không cần thiết, KYOCERA Smart Information Manager cho phép người dùng tìm kiếm sử dụng bộ lọc. Ví dụ khi tìm kiếm hóa đơn, người dùng có thể sử dụng số tiền thanh toán hoặc ngày xuất hóa đơn để giúp lọc ra kết quả.
Quy trình công việc tự động
Dữ liệu tài liệu nhập với các định dạng khác nhau được chia sẻ trong quy trình công việc tự động, cho phép các tổ chức chia sẻ thông tin nhanh hơn và chính xác hơn để lưu chuyển hoặc phê duyệt. KYOCERA Smart Information Manager cung cấp quy trình công việc cho các tác vụ cụ thể có thể được tùy chỉnh trước khi cài đặt dựa trên nhu cầu người dùng, cho phép thực hiện dễ dàng và dễ sử dụng bất kể kỹ năng sử dụng của người dùng.
| Thông số kỹ thuật máy chủ | Microsoft Windows Server 2019 / 2016 / 2012 R2 CPU 2 lõi 8 GB RAM Dung lượng đĩa trống 5GB để cài đặt Dung lượng đĩa từ 50GB trở lên để lưu trữ tài liệu |
|---|---|
| Trình duyệt | Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox |
Các tính năng có thể thay đổi tùy theo bản quyền. Thông số kỹ thuật và thiết kế có thể thay đổi mà không cần thông báo.
Google Chrome là thương hiệu của Google Inc. Microsoft Window Server và Microsoft Edge là thương hiệu của tập đoàn Microsoft. Mozilla, Firefox là thương hiệu của tổ chức Mozilla ở Hoa Kỳ và các quốc gia khác. Các nhãn hiệu khác là tài sản của chủ sở hữu tương ứng của họ.